Meilleures pratiques pour réunions virtuelles et vidéoconférences

Les réunions  virtuelles de plus de deux participants demandent plus de préparation, de structure et de formalité que celles en présentiel.

En plus d’exiger plus de temps à préparer ce type de réunion de la part de l’organisateur, il est important d’acheminer l’agenda aux participants davantage d’avance qu’à l’habitude.

Chacun devrait avoir reçu (de) la formation en matière de résolution de problèmes et être prêt à sauter dans l’arène et jouer un rôle, à la demande du leader de la réunion.

Vous devez allouer plus de temps à une réunion virtuelle que présentielle, notamment à cause des rencontres informelles désormais disparues – corridor, café, lunch, sorties, etc.

Ce format exige du leader de la réunion une vigilance accrue dans le but de lire les micro-expressions faciales et autres signaux non-verbaux des participants – faire un tour de table plus fréquemment est suggéré.

Malgré les échanges informels réduits au minimum, les réunions virtuelles demandent à être gérée plus lentement, en partie à cause des pépins techniques, des mains levées pour clarifications. Soyez plus patient que d’habitude.

Encouragez les appels vidéos moins formels entre chaque réunion. Et les appels vocaux pour rester à jour et socialiser.

À moins que cela ne soit déjà fait, prenez le temps de connaître les nouveaux participants à une réunion en ligne. Mettez à jour votre fiche biographique sur votre intranet, au minimum, votre profil LinkedIn.

Si vous êtes en déplacement, faites savoir votre position géographique – bureau de Toronto, succursale de Paris, Wework Montréal, peu importe.

Laissez vos coordonnées de contact à l’organisateur au cas où vous auriez des problèmes de connexion, ainsi que pour envoyer des fichiers par courriel.

Au sujet des échanges de fichiers, à moins d’utiliser une application telle que Ideation6, Slack, Webex, Zoom ou MS Teams, il est encouragé de partager vos fichiers communs via le nuage, pour gagner du temps et éviter les erreurs de version.

Assurez-vous d’utiliser le même média de communication, c’est-à-dire que si quatre d’entre vous sont branchés sur l’appli de vidéoconférence et que deux autres n’ont qu’une connexion téléphonique, ces derniers se sentiront « exclus », voire même d’importance inférieure.

Ceux qui auront eu des face-à-face avec des membres de la réunion – ou d’autres intervenants pertinents – ont un devoir de rapporter la tenue de leur(s) entretien(s) au reste du groupe en ligne.

Règles de base pour appels vidéoconférences:
-Pas de lumière naturelle derrière vous
-Lumière face à vous – 45 degrés gauche droite
-Favorisez les fonds anonymes (rien derrière)
-Faites un test visuel avant l’appel
-Mettez vos écouteurs pour éviter le retour de son chez les autres
-Nettoyez votre lentille
-Fermez vos applications en lignes (fureteurs, email, applis connectées)
-Regardez la lentille (vos interlocuteurs), pas leur image, vous gagnerez en impact
-Ne coupez pas la parole, levez le doigt pour signaler votre intention
-Utilisez un ordinateur, pas un téléphone, ni une tablette
-Fermez toutes vos sonneries, y compris les alertes
-Le degré de confiance que les autres ont envers nous est aussi jugé par ces compétences

Dans le but d’engager le plus grand nombre possible et d’agir en véritable équipe, l’organisateur a le privilège d’assigner (ou d’appeler des volontaires) des rôles aux participants :
    1-Leader de la réunion – rôle de diriger et faire avancer l’agenda
2-Facilitateur – gèrera les interventions des participants (discussions, remue-méninges et cycles de résolutions de problèmes)
3-Gardien du temps – s’assure que les plages temps de l’agenda sont respectées
4-Organisateur – pouvant assumer tous les rôles, s’assure de la préparation, communication, avant et après chaque réunion.

Marc André Morel

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